In deiner Buchführung dokumentierst du deinen Waren- und Materialeinkauf. Jede Buchung erfordert einen Beleg oder mehrere Belege.
Der feine Unterschied zwischen dem Kauf von Unternehmen vs. Privatpersonen
Wenn du vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer bist und bei einem anderen Unternehmer einkaufst, erhältst du regelmäßig eine Rechnung. Umsatzsteuer, die dir in Rechnung gestellt wird, ziehst du dann als Vorsteuer ab.
Anders, wenn du Waren oder andere Gegenstände von Privatpersonen erwirbst. Doch auch dann ist es wichtig, dass du deinen Einkauf dokumentierst, damit du optimal Steuern sparst. Dabei sind vor allem diese 4 Situationen denkbar:
Situation 1: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Du erhältst vom Verkäufer eine Rechnung ohne Ausweis von Umsatzsteuer. Damit hast du einen Beleg, der für steuerliche Zwecke ausreicht, beispielsweise beim Kauf eines gebrauchten Pkw.
Situation 2: Kaufpreisquittung
Du erhältst eine Quittung, auf der dir der Verkäufer lediglich den Erhalt des Kaufpreises quittiert. Fertige dann zusätzlich einen Beleg an, aus dem die fehlenden Daten (Name und Anschrift des Verkäufers sowie Menge und Bezeichnung der gekauften Gegenstände) hervorgehen.
Situation 3: Eigenbeleg
Wenn du keinen Beleg erhältst, aber Namen und Anschrift des Verkäufers kennst, fertigst du einen Eigenbeleg an, der die wesentlichen Angaben wie Name und Anschrift des Verkäufers, die Bezeichnung der Ware und den Kaufpreis enthält.
Situation 4: Kein Beleg
Wenn du keinen Beleg erhalten hast und auch den Namen und die Anschrift des Verkäufers nicht kennst, kann es Schwierigkeiten bei der Anerkennung von Betriebsausgaben geben. Das Finanzamt darf dir den Betriebsausgabenabzug in diesem Fall versagen.
§ 160 Abs. 1 AO und der Name des Verkäufers
Es liegt im Ermessen des Finanzamts, ob es von dir überhaupt den Namen des Verkäufers verlangt. Kannst du auf Anforderung Namen und Adresse des Verkäufers nicht nennen oder sind die Angaben, die du erhalten hast, falsch, kann das Finanzamt dir den Abzug von Betriebsausgaben für die gekauften Waren streichen (§ 160 Abs. 1 AO).
Sinn und Zweck dieser Vorschrift ist es, Steuerausfälle zu vermeiden, etwa wenn der Verkäufer das von dir erhaltene Geld nicht als Betriebseinnahme ansetzt. Kann das Finanzamt davon ausgehen, dass kein Steuerausfall eintritt, hat es auch keinen Grund, dir den Abzug von Betriebsausgaben für die eingekauften Waren zu streichen.
Beispiel:
Du kaufst Spielzeug zum Weiterverkauf auf Kinderflohmärkten. Auch wenn du Namen und Adressen der Verkäufer nicht nennen kannst, muss das Finanzamt dir den Abzug von Betriebsausgaben anerkennen. Beim Verkäufer sind nämlich keine Steuerausfälle zu befürchten, weil der Verkauf bei Privatpersonen nicht steuerpflichtig ist.
Das Wichtigste auf einen Blick
Halte diese essenziellen Punkte im Gedächtnis, um klug beim Einkauf von Waren von Privatpersonen zu agieren:
- Dokumentiere jeden Einkauf mit Belegen, ohne Ausnahme.
- Unterscheide zwischen Rechnungen ohne Umsatzsteuer, Kaufpreisquittungen und Eigenbelegen.
- Achte darauf, die korrekten Angaben auf deinen Belegen festzuhalten, einschließlich Name, Anschrift, Ware und Kaufpreis.
- Erinnere dich daran, dass das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug verweigern kann, wenn der Verkäufer und dessen Daten nicht nachvollziehbar sind.
- Nutze Quittungen, um die Identität des Verkäufers zu belegen und deine Betriebsausgaben effektiv zu erfassen.
Indem du diese Richtlinien im Hinterkopf behältst, wirst du die steuerlichen Fallstricke vermeiden und sicherstellen, dass deine Einkäufe von Privatpersonen reibungslos und vorteilhaft abgewickelt werden.
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